How to Post a Sales to Purchase Journal

The Sales to Purchase Journal function allows users to reclassify balances between sales and purchase ledger accounts. This process is useful when correcting mispostings, clearing contra accounts, or adjusting balances between a customer and a supplier when the same company holds both roles. It is a vital tool for maintaining accurate ledger balances and preventing double payments or receipts.

Typically, this process is carried out by accounts teams during period-end adjustments or when reconciling related-party accounts.

Step-by-Step Process

You can post a Sales to Purchase Journal using the following steps:

1. Navigate to the Module

   • Go to Accounts > Nominal Ledger > Sales > Purchase Journal.

2. Enter Journal Details

   • Date: Enter the effective date for the transaction.

   • Sales Ledger Account Number: Enter the account number of the customer (sales ledger).

   • Purchase Ledger Account Number: Enter the account number of the supplier (purchase ledger).

3. Enter the Transaction Value

   • In the final value box, input the amount to be added to the sales ledger account.

   • The system will automatically create a balancing entry:

     • A positive value will be added to the sales ledger (customer).

     • An equal negative value will be posted to the purchase ledger (supplier).

Example

If you input a value of 200.00:

• The system posts +200.00 to the sales ledger account.

• Simultaneously, it posts -200.00 to the purchase ledger account.

This effectively transfers the balance from the supplier to the customer, offsetting amounts owed or due between the two accounts.

Common Scenarios

• Customer and supplier are the same entity: Offsetting an invoice balance against a payable balance.

• Inter-company adjustments: Correcting balances within group accounts.

• Error correction: Resolving misallocated receipts or payments.